Обоснуйте расходы на ремонт еще не арендованного помещения.
Если будущий арендатор ремонтирует помещение за свой счет еще до заключения договора аренды, есть риск, что налоговики признают такие расходы неоправданными. Проанализируем, как надежнее обосновать расходы.
Привлекательность помещения или условий будущего договора аренды вынуждают потенциальных арендаторов соглашаться на проведение капитального ремонта помещения за свой счет. Если владелец еще не успел оформить право собственности на него, то заключать договоры аренды он не вправе (ст. 219 ГК РФ.
Есть два варианта оформления отношений сторон будущего договора аренды. Эти способы позволяют принять затраты на ремонт в уменьшение налогооблагаемой прибыли и закрепляют право компании на аренду отремонтированного помещения.
Вариант первый: заключить предварительный договор.
До проведения ремонта стороны могут оформить предварительный договор аренды. Такое соглашение свидетельствует, что в будущем арендатор получит право пользоваться помещением на определенный срок. Даже если владелец передумает, то другая сторона имеет право в судебном порядке принудить его к заключению договора (ст. 429, п. 4 ст. 445 ГК РФ.
Наличие предварительного договора будет свидетельствовать о том, что на момент проведения ремонта компания планировала использовать помещение для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Дополнительным обоснованием затрат на ремонт может послужить то обстоятельство, что здание расположено в удобном для компании месте либо стоимость аренды ниже, чем по аналогичным помещениям. В итоге расходы компании будут экономически обоснованы и могут быть учтены при расчете налога на прибыль (ст. 252, 260 НК РФ). Обратите внимание: спорные расходы на ремонт (без учета затрат на создание неотделимых улучшений) относятся ко всему периоду аренды. Подобные затраты Минфин рекомендует отражать в налоговом учете равными долями в течение срока аренды (письмо от 23.06.06 № 03-03-04/1/542 со ссылкой на п. 1 ст. 272 НК РФ). Хотя нормы Налогового кодекса позволяют учесть расходы на ремонт единовременно в составе прочих расходов (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ.
Заметим, данный вариант оформления расходов на ремонт не гарантирует отсутствие претензий со стороны налоговых органов. Налоговики могут в качестве аргумента использовать положение пункта 1 статьи 611 ГК РФ о том, что арендодатель обязан передать имущество в состоянии, пригодном для использования. Из этого вытекает, что арендатор не обязан проводить ремонт за свой счет.
Риск существует и для арендодателя. Инспекторы могут признать, что владелец помещения получил доход, равный стоимости ремонта (без учета затрат на создание неотделимых улучшений), проведенного на безвозмездной основе. В результате компании могут доначислить налог на прибыль (п. 8 ст. 250 НК РФ.
Вариант второй: заключить агентский договор.
Владелец помещения может заключить с организацией, претендующей на аренду, агентский договор. Согласно этому договору, будущий арендатор должен отремонтировать помещение, действуя от своего имени, но за счет собственника недвижимости (ст. 1005 ГК РФ). Чтобы в итоге ремонтные расходы легли на арендатора, плата за аренду увеличивается на сумму произведенных расходов, а также на сумму вознаграждения агента.
Обратите внимание: если стоимость ремонта намного превышает сумму ежемесячной арендной платы, то компенсацию расходов лучше распределить на несколько месяцев. Если же все расходы будут возмещены в первый месяц, то резкие колебания арендной платы могут привлечь внимание налоговиков.
При использовании данного варианта будущему арендатору стоит подстраховаться, оформив еще и предварительный договор. Он гарантирует, что после ремонта собственник не передумает заключить договор аренды.